Wie ihr alle wisst habe ich mich Selbständig gemacht. Genau hier werde ich mit unbekannten sowie nicht regelmäßigen Dingen konfrontiert. Dazu gehören auch Angebote schreiben, Artikel und Kunden verwalten und natürlich im günstigsten Fall Rechnungen erstellen. Diese Dinge kann man auch mit herkömmlichen Mitteln einfach erledigen, doch wenn es um die Steuermeldungen geht ist das doch schon ein wenig komplizierter. Beim Einstieg habe ich mir direkt ein eigenes Firmenkonto zugelegt, denn so ist die Trennung der Gelder auch leichter nachzuvollziehen. Erster Grundsatz für mich ist und bleibt alles sauber abwickeln zu können und besonders wenn es um wichtige Dinge geht und dazu gehört bei mir mit Priorität das Finanzamt.
Jetzt kommt es natürlich auch vor, dass Kunden nicht nur per Rechnung zahlen, sondern auch digital über PayPal überweisen. Dadurch wird es nicht einfacher, denn die Zuordnung zur Rechnung und das Überweisung auf das Konto muss dokumentiert werden. Dazu kommen auch noch die Gebühren für PayPal, diese müssen als Nebenkosten des Geldverkehrs gebucht werden. Auch hierfür sind wieder Buchungen und Belege notwendig. Sicher kann ich auch alle Rechnungen überweisen lassen und dann erst mit der Arbeit beginnen. Es gibt aber Aufträge, die sofort starten müssen. Dafür gibt es ja diese Zahlungsmöglichkeit und der Erhalt des Geldes ist ja auch sofort zu erkennen. Ich habe am Anfang auch mit einem Excel Layout und Word gearbeitet, doch bietet es mir nicht die Vorteile die ich brauche. Dazu gehört auch der Export in PDF ohne ein externes Programm.
Denn wenn ich schon Angebote rausschicke sollen sie auch einen guten und professionellen Eindruck hinterlassen oder nicht? Alles in allem ist es nicht mal eben gemacht und was das schlimmste für mich ist es kostet Zeit. Aller Anfang ist schwer und doch bin ich begeistert von der Software für Marktkommunikation Nordrhein-Westfalen die ich mir geleistet habe. Ich spreche von WISO Mein Büro 2010. Jetzt sagen wieder einige, dass jedes Jahr neu bezahlen ist doch Blödsinn. Na für mich halt nicht, denn ich kann alle Daten immer wieder neu nutzen und brauche nichts umstellen.
Für mich ist der Einsatz gerechtfertigt, denn es gibt nichts Einfacheres für mich auf Knöpfe zu drücken und alles ist übersichtlich und schnell Erstellt. Das Layout wird einmal festgelegt und als Vordrucke für Briefe, Angebote und Rechnungen verwendet. Kunden und Artikel sind schnell hinzugefügt incl. Sonderpreise für bestimmte Kunden oder Kundengruppen. Aus dem Angebot wird per Knopfdruck eine Rechnung. Zahlungsmodalitäten sind verschieden einzustellen. Ein Versand der Rechnung an die hinterlegte Mail Adresse des Kunden oder sogar auf sein Fax sind direkt ausführbar. Alles Vorteile die sich Zeittechnisch echt bemerkbar machen. Ich muss einfach nichts doppelt schreiben oder kopieren.
Ihr möchtet Wissen wo ihr steht? Also Einnahmen und Ausgaben tagesaktuell im Überblick haben. Auswerten können welcher Kunde viel bestellt. Überweisungen vorfertigen und dann abbuchen lassen. Eure Termine mit Kunden dokumentieren und erhaltene Faxe dem Kunden in einem eigenen Ordner zuordnen können. Ja genau das ist alles komplett dabei. Es ist wie ein kleines Büro nur das ihr die Ordner nicht im Regal stehen habt sondern auf eurem Rechner. Alles noch mal öffnen und ausdrucken oder eine Rechnung durch kopieren und bearbeiten einfach neu erstellen dauert nur Sekunden. Wenn ich jeden Monat an Kunden die gleiche Rechnung schicke, dauert es bis zur Erstellung einer neuen Rechnung incl. versandt maximal eine halbe Minute bei mir.
Ich habe ein komplettes Banking Modul dabei, heißt sobald ich mein Firmenkonto angelegt hab kann ich meine Einnahmen/Ausgaben online abrufen. Es werden mir sogar die Rechnungen bei Zahlungseingang vorgeschlagen welche ich geschrieben habe, so dass eine Zuordnung auch ein Kinderspiel ist. Neustens habe ich auch eine PayPal Anbindung und das ist für mich super geworden. Sicher bekommen wir eine Mail und sehen es ja auch in unserem Account was wir an Geld dort haben. Für eine Steuererklärung aber ist es bei vielen Programmen nicht fassbar. Hier sehe ich es und kann auch dort direkt zuordnen wohin es gehört.
Da bin ich auch schon bei meinem Lieblingsthema, der Umsatzsteuervoranmeldung denn da habe ich immer einiges an Zeit gebraucht bis ich alles sauber eingetragen habe. Jetzt gehe ich einfach auf Auswertungen und lasse alle meine Buchungen dafür einlesen. Es wird ausgerechnet und dann auch noch Digital per Elster Modul versendet. Jahresabschlüsse werden erstellt und Gewinn/Überschusserklärungen füllen sich automatisch mit Leben. Ob nun Freiberufler mit der Kleinunternehmungsregelung oder wie ich mit Ausweisen der MwSt. (eigentlich müsste es Umsatzsteuer heißen) alles kein Problem.
Bei einigen Dingen ergeben sich Fragen, die man nicht Wissen kann. Hierfür sind die Hilfedateien und Assistenten aber auch Super. Bis jetzt habe ich alles sofort gefunden und konnte es auch nachvollziehen. Wenn ihr für euch einen Steuerberater nutzt ist auch an das gedacht worden. Ein Pendelordner steht zu Verfügung und kann auch so alle Daten für ihn zu bereit halten. Datensicherung sowie Export der Schriftstücke in PDF ist kaum nennenswert finde ich, da es ja schon zum Standard gehört. Was für mich nicht zum Standard gehört sind die regelmäßigen Updates bei Änderungen jeglicher Steuerrichtlinien z.B. So ist man immer auf der sicheren Seite die gesetzlichen Bedingung zu erfüllen. Alles in allem eine ganz runde Sache und da ich das Programm natürlich auch steuerlich Absetzen kann auch ein gerechtfertigter Preis.
Wenn ich alle Dinge aufzählen wollte die ich nutze oder die man nutzen kann, so würde ich sicher wie das beiliegende Buch hunderte Seiten schreiben können. Das ist aber nicht meine Aufgabe du das möchte ich auch nicht. Ich wollte euch nur auf das Programm aufmerksam machen, welches mir einen sauberen und nicht so zeitintensiven Einstand bereitet hat. Solltet ihr eine Bürosoftware suchen und ihr seit mir eurer nicht zu frieden, so kann ich persönlich nur sagen „Ich bin zufrieden“ und werde es weiter nutzen.
Habt ihr auch so eine Software oder nutzt ihr selbst erstellte Vorlagen? Wie lange sitzt ihr im Schnitt an den Angeboten, Rechnungen und besonders der Steuervoranmeldungen? Wie viel wäre es euch denn Wert umzusteigen und eine komplett Softwarelösung zu benutzen?
tscheckenbach
Ich nutze seit ein paar Jahren Lexware Büro Easy. Habe mir damals auch das Wiso Mein Büro angesehen war aber nichts für mich.
Jetzt bin ich schon seit längerem auf der Suche nach einer Steuersoftware für OS X leider ist das doch eher schwierig. MonKeyOffuce ist mir zu teuer für das was ich brauche und die zwei drei anderen die es noch gibt sind un der OS9-Welt stecken geblieben. Aktuell mache ich Zeiterfassung mit TimeLog, Rechnungen etc. mit dem vom selben Entwickler stammenden GrandTotal gebucht wird dann halt in Büro Easy wobei ich ggf. auf Buchhalter umsteigen werde, da ich das ganze Rechnungszeug ha nicht mehr verwende.